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Vorsicht bei Rechnungserhalt per Mail und anschließender Überweisung

Aus gegebenem Anlass ein Hinweis, per Mail erhaltenen Rechnungen sorgfältig zu prüfen!

 

Was war bei einem mir bekannten Unternehmen passiert ?

Ein Unternehmen erhielt von einem Bauunternehmen eine Rechnung und hat diese innerhalb der Zahlungsfrist
unter Verwendung der in der Rechnung angegebenen Bankverbindung überwiesen.

Es stellte sich später –infolge Mahnung der Lieferanten- leider heraus, dass die Mail mit der Rechnung manipuliert war
und eine falsche Bankverbindung angegeben wurde.

Wir können das Rad der Zeit nicht mehr zurückdrehen; Rechnungsversand per Mail ist praktisch und zeitsparend.
Es wäre kontraproduktiv, wegen diesem Vorfall jetzt wieder zum Rechnungsversand per Post zurückzukehren

Der geschilderte Fall zeigt aber, dass man insoweit besondere Vorsichtsmaßnahmen ergreifen sollte;
zumindest beim erstmaligen Erhalt einer Rechnung vom Lieferanten

  • Lassen Sie sich die Bankverbindung durch Anruf oder durch Rückmeldung per SMS bestätigen.
  • Speichern Sie die so erhaltenen richtige Kontonummer in Ihren Lieferantenstammdaten ab oder
    archivieren Sie diese auf andere Weise (z.B. im Onlinebankingsystem)
  • Vergleichen Sie bei weiterem Rechnungserhalt die neue Bankverbindung mit der alten.
  • Verwenden Sie im Zweifelsfall immer die zuerst erhaltene –überprüfte- Bankverbindung.

 

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