Informationsservice
Mailverkehr, Whatsapp u.a. Kommunikationsmöglichkeiten
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Tipps für erfolgreiche und effektive Kommunikation mit uns
Darauf sollten Sie achten
Als Steuerberatungsbüro sind wir verpflichtet, täglich den Maileingang zu kontrollieren und müssen dabei auch eine Vorauswahl hinsichtlich der Reihenfolge der Bearbeitung treffen. Dabei hilft uns hauptsächlich die übermittelte Betreffzeile.
Leider wird diese nicht immer aussagekräftig verwendet.
Viele Absender verwenden eine vorherige Mail von uns um über die Auswahl „Antworten“ eine Nachricht zu übermitteln, die überhaupt nichts mit der –früheren- Betreffzeile zu tun hat. Der erste kurzfristige Check des Maileingangs ist daher in diesen Fällen irreführend.
Weiterhin verursachen die beigefügten Anhänge in Mails teilweise erheblichen Mehraufwand vor der strukurierten Ablage.
Deshalb unsere Bitte für künftige Korrespondenz :
- Achten Sie auf zutreffende Angaben in der Betreffzeile.
Sie helfen uns damit, dass wir gezielt und besser geplant auf Ihre Mitteilungen reagieren und sie auch zeitsparender in unserem Dokumentensystem ablegen können.
Wenn Sie über „Antworten“ bei einer frühere Nachricht uns etwas mitteilen, passen Sie bitte die Betreffzeile an. - Bitte benutzen Sie auch auf keinen Fall Whattsapp für Mandatsbezogene Mitteilungen an mich oder Mitarbeiter. Whattsapp ist einerseits nach unserer Auffassung weiterhin kein sicherer Zugang im Hinblick auf vertrauliche Informationen und ermöglicht auch keine Ablage der Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem. Außerdem ist für diesen „privaten“ Kanal nicht gewährleistet, dass wir regelmässig Kenntnis nehmen.
- Entsprechendes gilt für uns auch für Facebook, was von uns nur als Informationsplattform an Mandanten und andere follower gedacht ist.
- Wenn Sie Anhänge in Mails beifügen, bitte immer
- als pdf-Dokument (Übermittlung als Bilddatei vermeiden)
- pro Dokument eine gesonderte Datei
- auf Randeinstellungen beim Dokument achten
- Für die schnelle Umwandlung eines Fotos in eine pdf-Datei gibt es zahlreiche hilfreiche und einfach zu bedienende apps für das Handy