PKW-Gestellung an Arbeitnehmer und Fahrtenbuch

Die Bereitstellung von Fahrzeugen für die Arbeitnehmer mit erlaubter privater Nutzung ist eine Lohngestaltung, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gern genutzt wird.
Die in den meisten Fällen angewandte und grundsätzlich günstige 1%-Regelung kann jedoch in den Fällen zu vermeidbaren überhöhten Belastungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung führen, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug mangels zeitlichem Nutzungspielraum oder aus anderen Gründen kaum privat nutzen kann. Die bürokratische „Bequemlichkeit“ der etwas einfacher abzuwickelnden Lohnabrechnung kann in diesen Fällen teuer werden.
Es lohnt sich dann, die private Nutzung anhand eines steuerlich anerkannten Fahrtenbuchs zu berechnen, was aber dennoch relativ einfach zu führen ist, wenn man zum Beispiel die elektronische Variante von „vimcar“ nutzt.

Vereinfachtes- Beispiel (ohne Fahrten Whg.-Arbeitsstätte)

Anschaffungskosten Pkw, netto: 40.000 € (brutto 47.600 €) – beinhaltet unterstellt 25%
Firmenflottenrabatt
Bruttolistenpreis für 1%-Regelung : 63.467 € brutto

Privatnutzungsanteil gem. vimcar-Fahrtenbuch : 10%

Fahrzeugkosten p.a. :
Abschreibung (A.f.A.) 1/5	8.000 €
Steuer, Versicherung (Kasko)	800 €
Treibstoffkosten (1.000 l x 1,40 netto)	1.400 €
Reparatur, Inspektion u.a. Nebenk.	1.000 €
Summe:	11.200 € netto

1%-Regelung:
12% Sachbezug v. 63.400 € p.a. = 7.608 € (steuer- und sozialversicherungspflichtig)

Ab Anschaffung 2019 bei Elektrofahrzeugen : 6%

Fahrtenbuch-Regelung:
quotaler Privatanteil aus Bruttowert von 11.200
10% von 13.328 € = 1.332 €

Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung wird somit um 6.276
€ gemindert!
Es ist leicht erkennbar, dass dies zu einer deutlichen Entlastung bei den gesetzlichen Abgaben auf beiden Seiten führt.
Bei 6.300 € Sachbezugsminderung und unterstellter Abgabenbelastung 35% (AG- und AN-Seite)wären dies schon über 2.200 € p.a..
Der Mehraufwand mit Fahrtenbuch-Regelung lohnt sich also für beide Seiten.

 

Voraussetzung für die Einsparung

• Arbeitnehmer führt ein komfortables digitales und zeitsparendes Fahrtenbuch mit Hilfe eines Steckers an der sog. Werkstattbuchse beim Lenkrad und einer app von vimcar (Kosten ca. 150 netto p.a.)
• Arbeitgeber ermittelt nach Ablauf des Kalenderjahres die Pkw-bezogenen Kosten (welche in den meisten Fällen wohl relativ schnell aus der Finanzbuchhaltung und/oder Kostenrechnung heraus ermittelt werden können
• Arbeitgeber führt eine Endabrechnung der Pkw-Nutzung durch. Das Ergebnis kann in eine berichtigte Lohnabrechnung für Dezember oder – grundsätzlich auch von Finanzverwaltung und DRV-Prüfer aus Vereinfachungsgründen akzeptiert - in eine Lohnabrechnung des Folgejahres einfließen.

Hinzu kommt eine Gestaltungsfreiheit beim Wahlrecht:
Wenn nach Ablauf des Kalenderjahres festgestellt würde, dass z.B. wegen Steigerung der privaten Nutzung die 1%-Regelung günstiger würde, kann man diese rückwirkend zugrundelegen. Dieses Wahlrecht gilt pro Fahrzeug und Kalenderjahr. Bei Fahrzeugwechsel kann das Wahlrecht ebenfalls unterschiedlich ausgeübt werden.

Was bei der Wahl der „bequemeren“ Lösung auch meist nicht bedacht wird:
Sog. „Deckelung“ :Wenn die tatsächlichen Kfz-Kosten pro Jahr niedriger als der Wert lt. 1%-Regelung sind, darf der prozentual ermittelte Sachbezug nicht höher sein. Bezogen auf das genannte Beispiel bedeutet das: Wenn die Gesamtkosten nach Ablauf der Abschreibung im 6. Jahr nur noch ca. 4.000 € betrügen, darf der Sachbezug auch nur noch 4.000 € sein.

Hier ergibt sich nahezu zwangsläufig eine Frage anhand der Praxis im Wirtschaftsleben, die jeder Betroffene selbst beantworten mag:
Welcher Arbeitgeber überprüft diese Deckelung und kürzt nachträglich den Sachbezug ????

Hinweis
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