Notwendige Angaben auf Rechnungen

Durch Artikel 5 und 6 des Zweiten Gesetzes zur Änderung steuerlicher Vorschriften (StÄndG 2003) werden die Bestimmungen der Richtlinie 2001/115/EG vom 20.12.2001 in nationales Recht umgesetzt. Damit wurde auch die Vorschrift für den Vorsteuerabzug (§15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG) neu gefasst. Ein Vorsteuerabzug durch den Leistungsempfänger ist demnach nur möglich, wenn er im Besitz einer nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellten Rechnung ist, die folgende Pflichtangaben/Informationen enthalten muss (aus §14 Abs. 4 und §14a UStG sowie aus den §§33,34 UStDV .

 

Mindesangaben auf Rechnungen

• Namen und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
• der Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer,
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Leistungsbeschreibung),
• der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung und der Vereinnahmung des Entgelts (Leistungsdatum), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Datum der Rechnung übereinstimmt (Hinweis auf Lieferschein reicht aus), da Angabe des Leistungsmonats genügt, kann die Voraussetzung z.B. durch folgenden Zusatz auf Rechnungen erfüllt werden : „Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Monat des Rechnungsdatums“ (Sie sollten die Rechnungen eines betr. Monats immer mit Rechnungsdatum aus diesem Monat drucken !, z.B. 31.MM.) Ø Angabe der im Voraus vereinbarten Entgeltsminderung, z.B. Skonto (siehe unten !)
• das Entgelt (Nettobetrag ohne USt) für die Lieferung oder sonstige Leistung,
• der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist oder eine Hinweis auf die Steuerbefreiung und eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer), die die Einmaligkeit der vom Unternehmer erstellten Rechnung sicherstellt.

Die Angabe der Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer ist ab 01.01.2004 Pflicht. Für die anderen Neuerungen, insbesondere die fortlaufende Rechnungsnummer gilt ein Übergangszeitraum von einem halben Jahr. Das bedeutet : Bei Eingangsrechnungen mit Datum 1.1.bis 30.6.2004, die nicht alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllen, „drückt die Finanzverwaltung ggfs. ein Auge zu“.

 

Mindesangaben auf Kleinbetragsrechnungen (bis 150,- € Gesamtbetrag)

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Art u. Umfang der abgerechneten sonstigen Leistung
• Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe (pro Steuersatz) mit Angabe Steuersatz oder Befreiungsvorschrift

 

zusätzliche Regelungen

Skonti, Boni, Rabatte u.ä. Entgeltminderungen, die bei Rechnungserstellung bereits feststehen: es muss nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits auf der Rechnung ein entspr. Hinweis angebracht sein. Dieser sollte jedoch sehr weit gefasst sein, um unnötige Festlegungen zu vermeiden.

Beispiele:
„Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen“   oder
„Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen u. Konditionsvereinbarungen“
Skonto : “bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit Abzug von 2% Skonto“ (Betragsangabe nicht nötig).

Dauerverträge, z. B. Leasing- und Pachtverträge:
Vor dem 1.1.2004 abgeschlossenen Verträge: keine Anpassung notwendig
Nach dem 31.12.2003 geschlossene Verträge: Steuernummer oder USt-ID-Nr. müssen im Vertrag aufgenommen werden. Einmalige Nr. muss ebenfalls enthalten sein (z.B. Wohnung- oder Mieternummer)

 

„elektronische“ Rechnungen per Telefax oder Mail

• Finanzverwaltung soll nur die Übertragung von „Standard-Fax an Standard-Fax“ zulässig sein, wenn sowohl der Aussteller als auch der Fax-Empfänger einen Ausdruck in Papierform aufbewahren.
• Alle Rechnungen per E-Mail sind dauerhaft zu archivieren.
  (Nähere Einzelheiten werden hier aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht aufgeführt, können bei Bedarf angefordert werden)

 

Vorschriften aufgrund anderer gesetzlicher Regelungen

Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung