Mailkorrespondenz -Hilfreiche Spielregeln und Tipps

Ein paar Tips, die bei der Mailkorrespondenz zu Zeitersparnis führen  

In Corona-Zeiten haben auch wir uns bereits seit März 2020 auf die überwiegende Arbeit im Home-Office eingestellt.
Jeweils ein Teammitglied kümmert sich im täglichen Wechsel um den Posteingang in der Kanzlei und verteilt die Post nach entsprechender Digitalisierung.
Alle Arbeitsprozesse einschliesslich Posteingang Briefkasten, Mail oder Fax wurden entsprechend angepasst.
Dabei ist es sehr hilfreich, wenn Sie uns durch Beachtung einiger „Spielregeln“ unterstützen, damit wir zusätzclichen Arbeitsaufwand vermeiden und schnellere Kenntnis Ihrer Anliegen oder Bearbeitung der eingereichten Unterlagen ermöglichen:

• Wenn Sie uns per Mail anschreiben, bitte keine „veraltete“ Betreffzeile mit „AW“ von irgendeiner früheren Nachricht verwenden. Geben Sie im Betreff in Stichpunkten an, um was es Ihnen wirklich geht.
  Ansonsten wird bei der Ablage eine falsche Beschreibung erzeugt, die eine manuelle Änderung notwendig macht.
• Senden Sie die Mails bitte an den(die) für die Bearbeitung zuständige Mitarbeiter(in) –sofern bekannt.
  Unser Team verbringt jeden Tag mindestens 15 min damit, dass z.B.  Angelegenheiten  betr. Lohn oder Buchhaltung weitergeleitet werden (nachdem ggfs. vorher erkannt wurde, dass im Betreff nicht das steht, um was es geht)
• Wenn Sie auf eine Mail antworten, bitte nicht sämtliche früheren diesbezüglichen Mails anhängen, sondern immer nur die letzte Nachricht, auf die Sie antworten.
  Den Rest kennen wir längst und haben ihn bereits archiviert.  
• Anhänge „hübsch“ machen. Entfernen Sie bei Fotos oder pds die "Randaufnahmen vom Küchentisch"; begradigen Sie den Rahmen der Dokumente und achten Sie auf die Lesbarkeit des gesamten Dokuments. Fügen Sie alle Seiten eines Dokuments in eine Gesamtdatei.
  Andernfalls müssen wir das Dokument vor der Ablage zeitaufwendig zusammenfügen.
• Anhänge bitte nicht komplett in eine grosse pdf-Datei zusammenfassen, sondern pro Dokument 1 Datei.  
  Wir legen die Anhänge nach verschiedenen Kriterien im Dokumentensystem ab (Schriftverkehr, Steuerbescheide, Erklärungen, Veträge usw.) Zusammengefasste Anhänge müssen wir deshalb relativ zeitaufwendig wieder „entheften“.

Letzendlich kann man vielleicht zusammengefasst eine Grundregel aus diesen Spielregeln erstellen:
Die Mail sollte grundsätzlich immer so beim Empfänger ankommen,
wie Sie selbst Mails erhalten möchten