Digitaler Belegaustausch - Ein paar Tips für optimale Zusammenarbeit

Um die Bearbeitung der uns vorgelegten Unterlagen so effizient wie möglich zu gestalten, sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen.
Daher nachfolgend ein paar „Spielregeln“, um die Zusammenarbeit in diesem Bereich zu optimieren (mit entsprechender Begründung).
Selbstverständlich freuen wir uns über Verbesserungs- oder Änderungsvorschläge, wenn sie „der Sache dienen“.

Hier jetzt unsere Tips :
1. Bitte möglichst keine Belege als Bilddatei mit je 1 Bild pro Seite. Verwenden Sie apps, welche -auch  mehrseitig- Fotos mit dem Handy in pdf-Dateien umwandeln. Mehrere Bilddateien pro Dokument  zwingen uns daszu, diese zunächst ins pdf-Dateien  umzuwandeln und anschliessend zusammenzufügen. Als hilfreich haben sich dafür nach unseren Tests folgende apps erwiesen, die auch von uns verwendet werden :
   ->> Genius Scan, Scannable,  DocScanner und FineReader.  
Andere apps von namhaften Softwareherstellern werden leider meistens kostenpflichtig angeboten.

2.    Wenn Belege für die Buchführung hochgeladen werden, welche umgehend benötigt werden, bitte kurze Info per Mail oder telefonisch. Wir erhalten keine automatisierte Mitteilung pro upload aus Datev Unternehmen online (kurz „DUO“ genannt) heraus, weil wir ansonsten mit solchen Mail-Nachrichten „zugeschüttet werden“.

3.    Nachgeforderte Belege, die nachträglich hochgeladen werden, im entspr. Ordner „nachgef…….) ablegen, falls vorhanden.  Bei umfangreicher Belegablage ist die gesonderte Ablage sehr hilfreich, die nachträglich zu buchenden Beleg schnell zu finden und gesondert zu verbuchen.

4.    Belege, die erst im Rahmen der Abschlussbearbeitung oder zur Vorbereitung angefordert und verarbeitet werden, im entspr. Ordner „Jahresabschluss“ ablegen. Dies dient im Rahmen der Abschlussbearbeitung ebenfalls dem schnellen Finden und gesonderten Bearbeiten, da nicht lfd. Buchhaltung betreffend.

5.    Belege für die private Steuererklärung bitte nicht in Unternehmen online, sondern im Bereich Datev Meine Steuern ablegen. Ansonsten erheblicher Mehraufwand durch Herunterladen und erneutes Hochladen in die richtige cloud. Ausserdem ist eine Belegverknüpfung mit der Position in der Steuererklärung und teilweise automatisierte Weiterleitung an die Finanzverwaltung bei Bedarf nur über Meine Steuern möglich.

6.    Alle Informationen zum Lohn (monatliche Meldung der Stunden -ohne Vorerfassung online-, Krankmeldungen, Arbeitsverträge u.a.) bitte immer direkt online in Datev Unternehmen online im Ordner „Datev Lohnunterlagen“ ablegen; möglichst nicht per Fax oder Anruf.
Wir müssen alle eingehenden Informationen dokumentieren. Bei Ablage online erfolgt dies zeitsparend online. Ferner erhält der(die) zuständige Lohn-sachbearbeiter(in) zum Lohn dann immer eine Mitteilung über neu eingegangene Unterlagen. Im Gegensatz zur Belegablage bei der Finanzbuchhaltung ist diese Vorgehensweise beim Lohn sehr effektiv und führt grundsätzlich immer zu einer zeitnahen Bearbeitung.

7.    Alle Unterlagen, die nicht als direkter Beleg für die Finanzbuchhaltung anzusehen sind oder keine Grundlage für die Lohnberechnung sind, bitte NICHT in DUO ablegen.  Stattdessen bitte direkt per Mail an den/die Bearbeiter(in) der Finanzbuchhaltung oder im Bedarfsfall an den Steuerberater.
Dazu gehören zum Beispiel:  Steuerbescheide, Schriftverkehr (soweit keine Begründung zu einem Buchungsbeleg), Mahnungen von Lieferanten, Korrespondenz mit/von Finanzverwaltung, Darlehens- und Leasingverträge, Kaufverträge Pkw
Solche Unterlagen haben nicht mit Buchungen zu tun und werden bei uns in der Kanzlei im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Wenn sie in DUO landen, müssen wir sie manuell wieder herunterladen, in DUO löschen und dann in DMS ablegen. Das ist „stressig“ und kostet unproduktive Zeit.

8.    Verwenden Sie für die betriebliche Kommunikation mit uns bitte nicht SMS oder chatrooms (z.B. Whatsapp). Da wir die meiste Korrespondenz dokumentieren müssen, können Sie sich sicherlich vorstellen, wie umständlich die digitale Ablage einer SMS oder aus einem chat heraus in unserem DMS ist (Zeitverschwendung und Stress sind vorprogrammiert).