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So starten Sie Ihrer Belegablage zur Steuererklärung

DATEV - Meine Steuern

Liebe Mandanten!

Wir freuen uns, Ihnen eine moderne digitale Belegablage für die privaten Steuererklärungen mit Datev Meine Steuern anbieten zu können. Anfang Mai 2020 hatten wir per Mail das Produkt erstmals für die privaten Steuererklärungen vorgestellt.

Damit wird auch die gesetzlich vorgeschriebene Belegvorhaltepflicht von 1 Jahr erfüllt (s. beigefügte Info).
Einfach gleich einmal ausprobieren; ich bin davon überzeugt, dass es gefallen wird.

Wer sich ein Video dazu ansehen will - Da muss ich das Rad nicht neu erfinden; es waren schon Kollegen aktiv:

Upload mit Handy Upload mit PC

Achtung: Wenn darin etwas von einem stick oder Mydentity-stick erzählt wird : ignorieren > funktioniert auch mit Ihrem Haustürschlüssel „Smart Login“

Die persönliche Registrierung beantragen wir. Danach erhalten Sie eine Mail von Datev.

Wenn Sie weitere Personen für das Portal freischalten wollen, nutzen Sie bitte unsere Einverständniserklärung.

Belegablage Einkommensteuererklärung -So geht es weiter:

Installation auf dem Handy die dafür vorgesehenen Programme (soweit noch nicht geschehen)

  1. Datev Smart Login und
  2. Datev Upload Mobil (übergangsweise Nutzung bis zur Freigabe der Kanzlei-app für Meine Steuern)
  3. Kanzlei-app StB Bebra

Die benötigten apps finden Sie hier !
Die Kanzlei-app wurde von Datev bisher nur für Unternehmen online und noch nicht für Meine Steuern freigeschaltet (wir werten auf die Freigabe von Datev).

Ich empfehle aber dennoch bereits jetzt die Installation, weil

  • Sie Informationen zur Kanzlei und den Mitarbeitern beinhaltet
  • aus der app heraus die Kommuniktion mit den Mitarbeitern per Mail oder Telefon ermöglicht
  • in Kürze auch den Belegtransfer in Meine Steuern ermöglichen wird

Programme erst nach Erhalt der Registrierungsdaten öffnen ! (wenn bisher noch nicht registriert)

Einrichtung der Programme (bei erstmaliger Einrichtung nach Erhalt des Registrierungsbriefes) bzw. Einrichtung überprüfen:

 

a) Ersteinrichtung Smart Login (entsprechend Angaben im Registrierungsbrief)
Einstellungen in SmartLogin anpassen bzw. nochmals überprüfen

b) Upload Mobil öffnen, einrichten:

c) StB Bebra einrichten:

Den Grad der Auflösung müssen Sie bei erstmaliger Anwendung ausprobieren, das er von der Belegqualität und der Qualität Ihrer Foto-app bz. Kamera abhängig ist.

Kurzanleitung Scannen und Hochladen für Meine Steuern oder Unternehmen online:

  1. Upload-Mobil:
    1. Grüne „+“-Taste drücken: Foto aufnehmen , ggfs zuschneiden
    2. „weiter“
    3. Anwendung und Jahr auswählen:
    4. Upload durch Anklicken der grünen Wolke
  2. Einordnen Zuordnung des Belegtyps online in die richtige „Schublade“ (Versicherungen, Sonderausgaben usw.) -kann auch später erfolgen- :
  3. Datev Meine Steuern aufrufen -> Direktlink
  4. Smart Login starten und Anmelden online:
    Unter Anwendung erscheint, wenn man bereits die digitale Belegablage für die Buchhaltung nutzt,ein Auswahlmenü : „Unternehmen online“ und „Meine Steuern“
    Hinweis/Fehlerquelle: darauf achten, dass richtiges Jahr ausgewählt wird !
    Falls noch nicht zugeordnet: Aufgelistete Dokumente anklicken und der richtigen „Schublade“ zuordnen

  5. Wenn alle Dokumente abgelegt und richtig zugeordnet, anrufen oder Info-Mail und Auftrag zur Erstellung der Steuererklärung erteilen

  6. Bitte vereinbaren Sie einen Besprechungstermin, der entweder telefonisch, per Telefonkonferenz oder im Rahmen einer persönlichen Besprechung stattfindet)

 

Noch ein paar abschliessende Tipps:

  • Wenn die Nutzung Ihrer persönlichen Belegablage auch für dritte Personen freigegeben werden soll (z. Bsp. Ehegatte), bitte dies mittteilen: schriftlich per Mail mit und mit Angabe Namen, Adresse sowie eine separate Mailadresse.
  • Mit der digitalen Ablage der Steuerunterlagen wird insoweit automatisch die gesetzlich geforderte Aufbewahrungspflicht von 1 Jahr erfüllt (s. Info Belegvorhaltepflicht)
    Seit November 2020  es auch möglich sein, diese digital abgelegten Unterlagen bei Anforderung direkt an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
  • Belege vor dem Scan bitte mit zweckmässigen Notizen ergänzen, wenn es zur Verständigung beiträgt.
  • Nach Start „Meine Steuern“ am PC, können auf dem PC gespeicherte pdf-Dokumente und Bilddateien auch direkt mit der Maus (li. Taste) in die betr. Schubladen online verschoben werden. Unbedingt darauf achten, dass die pdf-Dateien nicht zu gross sind (1 nicht farbige Seite sollte maximal 120 KB haben)-ggfs pdf-Optimierungsprogramme nutzen ! –
  • Zusatznotizen für die Bearbeitung auch scannen und hochladen, zum Beispiel:
    1. Bei nichtselbstständiger Arbeit: Anzahl Urlaubs- und Krankheitstage, Anzahl Fahrten zur Arbeit
    2. Bei Vermietung : Übersicht Mieteinnahmen
    3. Angaben zu Kindern : Ausbildung ……. usw. pro Ablageordner 1 gesonderte Notiz !
  • Legen Sie Unterordneran, zum Beispiel bei  bei Vermietung  und bitte auf Belegen beim Dateinamen Vermerk für Zuordnung zum Objekt anbringen, z. B. :
    1. V+V 01 Nürnberger Str.
    2. V+V 02 usw.
      Bitte übernehmen Sie dafür die Objektnummern in der letzten Einkommensteuererklärung aus der Zusammenfassung /Übersicht Vermietung (ggfs. bitte Rückruf), damit wir eine einheitliche Sortierung haben
  • GANZ WICHTIG: Auf den hochgeladenen Belegen sofort vermerken, dass sie schon für uns online abgelegt sind ! (z.B. mit preiswertem Stempel –rot- :“ SCAN erledigt“ oder Symbolstempel, zu finden auf Ebay)
  • Ansonsten wird es sicherlich vorkommen, dass manchmal doppelte Ablage erfolgt. In diesen Fallen bei der Bearbeitung den Beleg wieder löschen.
  • Wenn die hochgeladenen Belege gekennzeichnet werden, können alle steuerliche relevanten Unterlagen bereits im Laufe des Jahres endgültig abgeheftet werden ! Zusammensuchen nach Jahresablauf für die Steuererklärung entfällt  :-)
  • Wenn Sie alle Ihre steuerrelevanten Dokumente für das Steuerjahr hochgeladen und bearbeitet haben,
    können Sie Ihrer Kanzlei dies über die Funktion Kanzlei benachrichtigen mitteilen.
    Ihre Kanzlei erhält eine Nachricht, dass sie mit Bearbeitung Ihrer Steuererklärung beginnen kann.
    Klicken Sie erneut auf Kanzlei benachrichtigen, wenn Sie nachträglich Dokumente hochgeladen oder bearbeitet haben.
    Wenn Ihnen die Schaltfläche Kanzlei benachrichtigen nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihre Kanzlei.
    Weitere Informationen zu MyDATEV Nachrichten finden Sie unter   My Datev Nachrichten: Erste Schritte
  • Ablage-„ Knigge“
    Wir haben für die Ablage einen Beschriftungsvorschlag entwickelt, der bei einer grösseren Anzahl von Belegen zweckmässig sein könnte.
    Um die Belege einer bestimmten "Schublade" besser zuordnen zu können, empfehlen wir in diesen Fällen dringend eine Anpassung des betr. Dateinamens der pdf-Datei. Beispiele/Muster dazu finden Sie iunserer entsprechenden Information. Wenn Sie den Knigge nutzen, empfehlen wir die Ablage der Übersicht oder des Musters online im jeweils aktuellen Jahr im Ordner „Sonstiges“

 

Wir bitten um Verständnis, dass die Hilfestellungen sicherlich nicht abschliessend sein können, da der Bereich der Scanablage für Meine Steuern Ende 2019 vollkommen neu als Service angeboten wird.

Auch wir betreten insoweit digitales Neuland; bisher haben wir die digitale Belegablage in der cloud nur –aber insoweit bereits von Anfang an zu 100%- im Rahmen der Finanz- und Lohnbuchhaltung für unsere Mandanten genutzt.

Umsomehr sind wir dankbar, wenn wir Verbesserungsvorschläge, Kritik und Anregungen erhalten, damit wir auch diesen digitalen Service ständig für unsere Mandanten verbessern können.

Mitteilungen leiten wir insoweit umgehend an Datev e.G. zur Programmverbesserung weiter.

Selbstverständlich leisten wir im Bedarfsfall auch Hilfestellung beim Einrichten und der Anwendung der Programme

 

Zufriedenheit ist unser Ziel

Bleiben Sie gesund !

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